Organisieren und verwalten Sie Ihren kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) mit Hilfe der Intranet-Applikation WCM System! Neue Vorschläge und Verbesserungen, sowie alle zugehörigen Aktivitäten können direkt im Webbrowser eingetragen werden. Alle Mitarbeiter und insbesondere die für den KVP zuständigen Kollegen haben jederzeit den vollständigen Überblick über bereits durchgeführte Maßnahmen, anstehende Aktivitäten und den Fortschritt der Bearbeitung einzelner Vorschläge.

Egal ob in Ihrem Unternehmen KVP im Sinne des betrieblichen Vorschlagwesens verstanden wird, oder der KVP in Form von gezielten Projekten und Maßnahmen-Initiativen gelebt wird – das WCM System bietet hierfür Unterstützung durch die Bereitstellung von vordefinierten und durch Sie anpassbaren Prozess-Schritten nach dem Plan-Do-Check-Act (PDCA) Zyklus zur Bearbeitung einzelner KVP-Themen.

Der rollenbasierte Ansatz, sowie ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept zeigt jedem Benutzer genau jene Informationen, die er oder sie benötigt und stellt sicher, dass die notwendigen Informationen vorhanden sind, bevor nächste Schritte gesetzt werden. Bei Meldung eines Vorschlags oder neuen KVP-Themas wird vom System über ein Regelwerk automatisch der zuständige KVP-Koordinator ermittelt, sofern dieser nicht durch den Ersteller selbst gewählt wurde.

Mitarbeiter, die nicht täglich mit dem System arbeiten, werden per E-Mail über alle Neuerungen zu KVP-Themen, bei denen sie eine Rolle (Ersteller, Koordinator, Planer, Prüfer, Manager) spielen, informiert.

Ein Eskalationsmechanismus in Verbindung mit einem Ampelsystem informiert über Verzögerungen, sodass kein einziger Vorschlag, keine einzige potentielle Verbesserung übersehen wird, und deren Bearbeitung vorangetrieben wird. Die einzelnen Phasen von der Meldung oder Aufnahme eines neuen Themas, dessen Planung, Umsetzung und Prüfung können jeweils mit einem geplanten Erledigungstermin versehen werden. Bei Terminüberschreitung wird zunächst die zuständige Person informiert und der Status des KVP-Themas auf orange gesetzt. Nach einem frei konfigurierbarem Zeitraum erfolgt die nächste Eskalation auf den Status "rot" und eine erneute Benachrichtigung an Teammitglieder oder andere Personen kann automatisch ausgelöst werden.

Benachrichtigungen vom WCM-System können von den Benutzern separat abonniert und gefiltert werden – damit kann eine Überflutung mit E-Mails verhindert werden.

Während der Bearbeitung von KVP-Themen werden sämtliche Statusänderungen automatisch protokolliert. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Tätigkeiten einzelner Mitarbeiter, sowie verwendete Materialien im System bekannt zu geben. Dadurch können sämtliche Aufwände, wie Arbeitszeiten oder Kosten, die mit der Bearbeitung eines Themas in Zusammenhang stehen, zentral erfasst werden.

Diese Kosten können im WCM System automatisch in einer Kosten-Nutzen-Analyse berücksichtigt. Dabei werden sie einem zuvor durch den Benutzer abgeschätzten Nutzen gegenüber gestellt. Das WCM System unterstützt bei der Bewertung des potentiellen Nutzens durch definierbare Kostenreduktionsfaktoren (hard-facts, exakt berechenbar) und zusätzliche Nutzenfaktoren (soft-facts, nicht berechenbar jedoch monetär bewertet).

Durch die Angabe von Zielen, die mit einem KVP-Thema verfolgt werden, kann im Zuge von Prüfungen ein Zielerreichungsgrad festgestellt werden, der als Basis für eine optionale Prämierung herangezogen werden kann.

Auf Wunsch können nach der/nach erster Prüfung in den darauffolgenden Jahren weitere Wirksamkeitsprüfungen erfolgen, um die langfristige Wirksamkeit von Maßnahmen sicherzustellen, oder um bei Auswertungen bzgl. Einsparungen, die aus KVP-Themen resultieren, korrekte Basisinformationen zu gewährleisten.

KVP-Themen können sich auf einzelne Ressourcen, wie Betriebsanlagen, Abteilungen, Räume, Werkzeuge, etc. beziehen. Im WCM System können diese Ressourcen eigenständig verwaltet und mit Dokumenten (Beschreibungen, Rechnungen, Verträge, …) hinterlegt werden. Alternativ können Ressourcen aus bestehenden Asset Management Systemen importiert werden.

Sämtliche KVP-Themen, wie auch Ressourcen gliedern sich in eine 3-stufige Organisationshierarchie (Standort -> Areal -> Kostenstelle) ein. Dies ermöglicht neben bereichsbezogenen Auswertung auch die Abgrenzung der Verantwortlichkeit unterschiedlicher KVP-Teams.

Als Datenbasis für das WCM-System dient eine zentrale Microsoft SQL-Server Datenbank. INi IT gewährt Kunden den vollen Zugriff auf diese Datenbank und stellt bei Bedarf Datenansichten für spezielle Auswertungen zur Verfügung. Damit können die im WCM-System gespeicherten Informationen in Ihren eigenen Business-Intelligence Applikationen, Data-Warehouses oder einfach in Office-Applikation wie Microsoft Excel oder Word verwendet werden.