- Schlüsselfunktionen - Kernkonzepte
Das Ziel des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist die Steigerung von Qualität und Effizienz im Unternehmen. Um diesen Schatz möglichst umfassend zu heben, bieten wir eine Software-Lösung an, die die Vorgänge des KVP für die Mitarbeiter transparent darstellt.
Ein Schlüssel zum Erfolg des KVP ist die schnelle und kontrollierte Umsetzung der Verbesserungsvorschläge. Ein unterstützend eingesetztes Computerprogramm darf hierbei den täglichen Arbeitsablauf nicht behindern - zum Beispiel durch einen hohen Aufwand bei der Datenpflege oder durch komplexe Bedienung.
Die KVP-Software ist eine Intra- und Internetanwendung. Eine Installation auf Clients ist nicht erforderlich - ein Webbrowser genügt, um uneingeschränkt mit dem System arbeiten zu können. Die Optik und Handhabung des Programmes ähneln einem bekannten Officeprodukt. Dadurch können sich die Anwender sofort in einer bekannten Navigationsumgebung bewegen, der Einarbeitungsaufwand ist folglich sehr gering.
Um seinen Verbesserungsvorschlag mitzuteilen, öffnet der Mitarbeiter die Eingabemaske und füllt die vom KVP-Manager definierten Felder aus. Die Datenmaske ist übersichtlich in Pflicht- und optionale Eingabefelder unterteilt. Die Software ist hierbei so flexibel, dass die Definition von Pflichteingaben und zusätzlichen Eingaben auf die individuellen Erfordernisse eines jeden Kunden abgestimmt werden kann. Der Ersteller formuliert in einem Textfeld das Problem und seinen Lösungsvorschlag. Falls er die Lösung für das von ihm erkannte Problem selbst nicht kennen sollte, ist es auch möglich, nur das Problem zur Diskussion zu stellen. Zur Ergänzung und Erläuterung können digitale Bilder und sonstige Dokumente angehängt werden. Die integrierte Kosten-/Nutzenanalyse lässt jederzeit erkennen, welcher Aufwand bisher für die Umsetzung eines Verbesserungsvorschlages geleistet wurde.
Durch eine vordefinierte Auswahl ordnet das System den Verbesserungsvorschlag einem speziellen Verantwortungs- oder Funktionsbereich im Unternehmen zu. Der oder die Verantwortliche bekommt beim Absenden des Datensatzes auf Wunsch automatisch einen entsprechenden Hinweis per e-Mail, Fax oder SMS zugestellt. Auf Dauer entsteht eine Know-How-Datenbank, in der alle Berechtigten per Suchmaschine auch standortübergreifende Informationen abfragen können.
Viele Mitarbeiter würden gerne Ideen in ihr Unternehmen einbringen, trauen sich aber nicht, mit ihrem Namen für ihre Verbesserungsvorschläge einzustehen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Wer kritisiert zum Beispiel schon gerne öffentlich einen Kollegen oder gar Vorgesetzten? Ein menschliches Problem, das die Firmen kontinuierlich viel Geld kostet. Das Potenzial des anonymen Verbesserungsvorschlages wird in der Fertigungs-Industrie auf jährlich mindestens 20.000 Euro pro 100 Mitarbeiter geschätzt! Die Software gewährleistet dem Einreicher auf Wunsch eine vollständige Anonymität. Auch anonym unterliegt der Verbesserungsvorschlag dem zeitlichen Ablauf des Workflows und wird somit gleichwertig wie eine namentlich gekennzeichnete Einreichung behandelt.
Damit der Verbesserungsprozess auch tatsächlich funktioniert, darf kein Vorschlag „liegen bleiben“ oder aus welchen Gründen auch immer in Vergessenheit geraten. Um dies zu gewährleisten, wurde ein visuelles Informationssystem nach dem Ampelprinzip geschaffen. Das Programm zeigt den aktuellen Stand der Projekte in einer interaktiven Statustabelle an. Die Ampelfarben lassen sofort erkennen, wie es um die Umsetzung/Bearbeitung eines Verbesserungsvorschlages bestellt ist: bei grün ist er im Plan, gelb zeigt, dass sich der Vorschlag dem Ende der Zeitschiene nähert und rot bedeutet, dass er die Zeitschiene verlassen hat.
In einer Kosten-/Nutzenanalyse werden der quantifizierbare Nutzen sowie zusätzliche Faktoren, wie zum Beispiel mehr Arbeitssicherheit oder höhere Mitarbeitermotivation, erfasst. Zum Leistungsumfang der Software gehört auch ein ausgefeiltes Prämierungssystem zur Berechnung, Verteilung und Ausschüttung der Preisgelder.
In die KVP-Software integriert werden können umfangreiche statistische Auswertungs- und Analysemöglichkeiten. Mit wenigen Mausklicks kann der Zielerreichungsgrad von Unternehmensstandorten, Filialen oder Kostenstellen in schnell lesbaren Graphiken verglichen werden. So bekommen die Verantwortlichen Argumente für einzuleitende Maßnahmen. Eine der wichtigsten Kennzahlen ist die „Anzahl der Verbesserungsvorschläge pro Mitarbeiter“. Ohne geordneten KVP beschränkt sich die Verbesserung innerhalb eines Unternehmens auf die Eigeninitiative weniger Mitarbeiter. Bezogen auf das gesamte Unternehmen haben diese Vorschläge keine messbaren Erfolge, da die Ergebnisse nicht kommuniziert und nicht publiziert werden. Durch die Einführung eines KVP wird die Initiative auf die breite Masse der Belegschaft ausgerollt und schon nach kurzer Zeit stellt sich ein immenses Einsparungspotenzial heraus, welches zuvor nicht genutzt worden ist.