INi IT GmbH - Datenschutzerklärung

 

Inhalt

1       Motivation. 3

2       Verantwortlicher bzw. Provider. 3

3       Datenschutzverantwortlicher. 3

4       Datenkategorien. 3

4.1          Nutzung der INi IT-Website. 3

4.1.1      Protokolldaten. 3

4.1.2      Cookies. 3

4.2          Datenerhebung bei Kontaktaufnahme. 4

4.3          Nutzung des Online Support Systems / Übermittlung und Bearbeitung von Tickets. 4

4.4          Anforderung eines Angebots. 4

4.5          Newsletter-Abonnement 4

4.6          Nutzung der Website. 4

4.7          Nutzung des Online Support Systems / Übermittlung und Bearbeitung von Tickets. 5

4.8          Anforderung eines Angebots. 5

4.9          Newsletter-Abonnement 5

5       Empfänger. 5

6       Speicherfristen für personenbezogene Daten. 6

6.1          Cookies. 6

6.2          Kontaktangaben. 6

6.3          Ein Ticket übermitteln. 6

6.4          Anforderung eines Angebots. 6

6.5          Newsletter. 6

7       Gesetzliche / vertragliche Erfordernis. 7

8       Automatische Entscheidungsfindung und Profiling. 7

9       Ihre Rechte. 7

10          Kontaktaufnahme bei Fragen oder Forderungen zum Datenschutz. 7

 

1          Motivation

Wir, die INi IT GmbH, nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Die folgende Richtlinie bietet einen Überblick darüber, wie wir diesen Schutz sicherstellen und welche Arten von Daten für welchen Zweck verarbeitet werden. Personenbezogene Daten bedeutet jede Information mit Bezug zu einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person, wie z.B. Ihr Name, Ihre Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten. Über diese Website-Datenschutzrichtlinien hinaus lesen Sie sich bitte unsere Produkt-Datenschutzrichtlinien durch; dort finden Sie detaillierte Informationen bezüglich Ihrer Nutzung der diversen Produkte.

 

Diese Richtlinie enthält Links zu Websites und Informationen, die außerhalb der direkten Kontrolle von INi IT liegen. Diese Links können sich daher ändern, und INi IT wird diese Richtlinie regelmäßig aktualisieren, um derartigen Veränderungen Rechnung zu tragen.

2          Verantwortlicher bzw. Provider

INi IT GmbH (“INi IT”), Griesgasse 10, 9020 Klagenfurt, office@ini-it.at, betreibt diese Website. Gemäß Artikel 4 Absatz 7 der Datenschutz-Grundverordnung (“DSGVO“) ist INi IT der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten.

3          Datenschutzverantwortlicher

INi IT ist nicht verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. INi IT hat Herrn Liebenberger als Datenschutzverantwortlichen benannt, erreichbar mittels den in Abschnitt 11 angegebenen Kommunikationswegen.

4          Datenkategorien

INi IT erhebt und verarbeitet verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, je nach Service, den Sie nutzen. Der nachstehende Absatz umreißt die Datenkategorien der je nach Servicekategorie verarbeiteten Daten.

4.1      Nutzung der INi IT-Website

4.1.1       Protokolldaten

Wenn Sie die INi IT-Website besuchen, um sich zu informieren, d.h. wenn Sie nicht in einen INi IT-Account eingeloggt sind bzw. sich für irgendeinen Service oder eine Funktion registriert haben, erheben wir die folgenden personenbezogenen Daten, die von Ihrem Server übertragen werden:

·         IP-Adresse

·         Datum und Uhrzeit der Anfrage

·         Zeitzonendifferenz bezogen auf Greenwich Mean Time (GMT)

·         Inhalt der Anfrage (spezifische Website)

·         Zugangsstatus/HTTP Status-Code

·         Menge der bei jedem Besuch übertragenen Daten

·         Website, von der die Anfrage kommt

·         Browser

·         Betriebssystem und seine Schnittstelle

·         Sprache und Version der Browser-Software

·         Herkunftsland des Besuchers

 

4.1.2       Cookies

Wenn Sie unsere Website besuchen, werden zusätzlich Cookies auf Ihrem Computer gespeichert. Cookies sind kleine Text-Dateien, die auf Ihrer Festplatte gespeichert werden und in Verbindung mit dem Browser stehen, den Sie benutzen und durch die spezifische Informationen an INi IT fließen. Cookies können keine Programme starten und auch keine Viren an Ihren Computer übertragen. Sie dienen lediglich dazu, den Internet-Service benutzerfreundlicher und effektiver zu gestalten. Diese Website nutzt verschiedene Arten von Cookies gemäß unserer Cookies-Richtlinie https://www.ini-it.at/cookie_policy.html .

4.2      Datenerhebung bei Kontaktaufnahme

Vorname, Familienname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Land, Unternehmen, Betreff und Beschreibung: Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, erhebt INi IT Ihren Vornamen, Familiennamen, E-Mail-Adresse, Land, Betreff und Beschreibung; wenn Sie uns Ihre Telefonnummer, Unternehmensangaben und weitere Informationen angeben, werden wir auch diese Informationen erheben und sie dazu verwenden, um Sie zu kontaktieren und Ihre Anfrage zu bearbeiten. Wo immer wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erheben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte kontaktieren Sie uns hierfür wie im Abschnitt 11 angegeben.

4.3      Nutzung des Online Support Systems / Übermittlung und Bearbeitung von Tickets

Für die Bearbeitung von Supportanfragen im Rahmen von vertraglich vereinbarten Dienstleistungen verwenden wir ein Online Support System, auf welches Sie über unsere Web-Applikation zugreifen. Ein Zugriff kann nur nach direkter Anforderung durch Sie selbst oder ihr Unternehmen erfolgen. Um Sie in unserem Support System authentifizieren, identifizieren und autorisieren zu können, erstellen wir für Sie ein Benutzerkonto und verarbeiten hierbei ihren Vor- und Nachnamen, ihre E-Mail Adresse und die berufliche Telefonnummer.

Wenn Sie ein Ticket zu Ihrem Produkt oder Projekt übermitteln, verknüpfen wir die von Ihnen übermittelte Information mit Ihre Benutzerkontodaten. Sollten diese von Ihnen übermittelten Daten personenbezogene Daten enthalten, bzw. hängen Sie Anhänge an Ihre Anfrage, wird INi IT auch die darin enthaltenen Informationen erheben und sie dazu verwenden, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Wo immer wir Ihre zusätzlichen personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erheben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte kontaktieren Sie hierfür wie im Abschnitt 11 angegeben.

4.4      Anforderung eines Angebots

Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Unternehmensangaben: Wenn Sie ein Angebot für eines unserer Produkte anfordern, erhebt INi IT Ihren Namen, Adresse und E-Mail-Adresse, Ihre Unternehmensangaben und die Produktanfrage; wenn Sie uns zusätzliche Informationen angeben wie z.B. Ihre Telefonnummer und Länderangabe, werden wir auch solche Informationen erheben und sie dazu verwenden, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Wo immer wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erheben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte kontaktieren Sie hierfür wie im Abschnitt 11 angegeben.

4.5      Newsletter-Abonnement

E-Mail-Adresse: Wenn Sie sich für unseren Newsletter registrieren, erhebt INi IT Ihre E-Mail-Adresse durch Einholung Ihrer Einwilligung. Bitte beachten Sie, dass INi IT die so genannte Double-Opt-in-Methode verwendet, bei der Sie eine Bestätigungs-E-Mail erhalten, nachdem Sie uns Ihre E-Mail-Adresse gegeben haben, um unseren Newsletter zu abonnieren. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse nicht innerhalb von 24 Stunden bestätigen, wird INi IT Ihre Newsletter-Bestellung löschen. Sie können Ihre Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer E-Mail-Adresse für den Erhalt des Newsletters jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte kontaktieren Sie hierfür wie im Abschnitt 11 angegeben.

5          Zweck und rechtliche Grundlage der Verarbeitung

In dem Maße, indem INi IT verpflichtet ist, jegliche personenbezogenen Daten von Ihnen zu verarbeiten, um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 c) der Datenschutz-Grundverordnung (“DSGVO“).

5.1      Nutzung der Website

Wenn Sie irgendeinen Bereich der INi IT-Website besuchen, möchten wir sicherstellen, dass Sie dort nutzerfreundlich unterwegs sind, insbesondere, dass Sie keine technischen Störungen und Funktionsfehler erleben. Um unsere Beziehung zu Ihnen oder Ihrem Unternehmen zu verwalten, erheben wir im Bedarfsfall die folgenden Daten, um unsere Geschäftszwecke zu erfüllen, wie z.B.

-          um die Leistung unserer Websites nachzuvollziehen, die Informationen über INi IT-Produkte, Geschäfts- oder Support-Informationen enthalten;

-          um mit Ihnen über unsere Produkte und Dienstleistungen zu kommunizieren;

-          um unsere Marken, Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln und zu verwalten;

-          um unsere Bedürfnisse in Sachen Geschäftsverbesserung zu erfüllen;

-          um Marketingaktivitäten zu entwickeln und durchzuführen.

Die rechtliche Grundlage zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten, wie unter C. 1. dargestellt, ist eine Nutzervereinbarung über die Nutzung unserer Website, d.h. Artikel 6 Absatz 1 b) der DSGVO.

5.2      Nutzung des Online Support Systems / Übermittlung und Bearbeitung von Tickets

Wenn Sie ein Ticket übermitteln, das eines unserer Produkte betrifft, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Wir nutzen diese Funktion zur Erfüllung unseres Geschäftszwecks der Authentifizierung unserer Produktnutzer und Bereitstellung von Servicelösungen für unsere Kunden. Die rechtliche Grundlage für eine derartige Verarbeitung ist ein Dienstleistungsvertrag und unsere vertragliche Verpflichtung zur Erfüllung unseres Vertrages, um Ihnen unsere Waren und Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, d.h. Artikel 6 Absatz 1 b) der DSGVO.

5.3      Anforderung eines Angebots

Wenn Sie ein Angebot für unser Produkt anfordern, benötigt INi IT Ihre personenbezogenen Daten, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können. Solcherart erhobene Informationen helfen uns dabei,

-          Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln und Ihnen mitzuteilen, was wir dafür berechnen;

-          Ihre Einwilligung einzuholen, wenn wir sie benötigen, um Sie zu kontaktieren; und

-          effizient zu sein, wenn es darum geht, wie wir unsere gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erfüllen.

Die rechtliche Grundlage zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre Anfrage, bevor ein Vertrag zustande kommt, d.h. Artikel 6 Absatz 1 b) der DSGVO.

5.4      Newsletter-Abonnement

Wenn Sie sich für unseren Newsletter registrieren, braucht INi IT Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen den Newsletter zuzusenden. Newsletter helfen uns dabei, unsere geschäftlichen Zwecke zu erfüllen, wie z.B.

-          um unsere Beziehung zu Ihnen oder Ihrem Unternehmen zu verwalten; und

-          um Marketingaktivitäten zu entwickeln und durchzuführen.

Die rechtliche Grundlage für den Versand des Newsletters an Sie ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 a) der DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

6          Empfänger

INi IT besitzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten gegen unautorisierte Offenlegung und um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen, die im Rahmen ihrer Stellenbeschreibung agieren und ein Wissensanrecht (“need-to-know”) auf Zugang zu personenbezogenen Daten haben, tatsächlich Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. INi IT kann Ihre personenbezogenen Daten an Dritte übermitteln, wenn wir die Vertragsvereinbarungen in Zusammenarbeit mit einem Dritten anbieten. In diesem Fall werden Sie, respektive der Projektverantwortliche in Ihrem Unternehmen im Rahmen der Vertragsvereinbarung spezifisch über die Übermittlung an die Dritten informiert, bevor Ihre Daten weitergeleitet werden.

Wir teilen keine personenbezogenen Daten mit Behörden oder Gerichten, es sei denn, wir sind aufgrund anwendbarer Gesetze, einer gerichtlichen Anordnung oder einer rechtlich verbindlichen gerichtlichen Verfügung hierzu verpflichtet. Mitarbeiter von INi IT, die die Produkte und Services von INi IT warten und weiterentwickeln, erhalten Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten.

Wenn Sie unser Online Support System nutzen, uns per E-Mail kontaktieren, wenn Sie ein Angebot anfordern oder wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, erhalten Mitarbeiter von INi IT, die für den entsprechenden Service verantwortlich sind, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten.

INi IT verwendet externe Drittanbieter für die Wartung und das Hosting ihrer IT-Systeme. INi IT hat solche externen Dienstleister sorgfältig ausgewählt. Außerdem erhalten Mitarbeiter von solchen Drittanbietern Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten nur im Rahmen ihrer Positionsbeschreibung und sind an die Anweisungen von INi IT über die Datenverarbeitung gebunden. INi IT verwendet zur Speicherung ihrer Korrespondenzdaten und zur Verwaltung von Projekt- und Geschäftsdokumenten das von der Microsoft GmbH angebotene Service Office365. Für die Durchführung von Supportsitzungen und Telefonkonferenzen setzen wir nach Zustimmung aller Teilnehmer die Software Skype ein. Die hierbei von Microsoft angebotenen Schutzmaßnahmen für beide Services können Sie unter https://products.office.com/de-at/business/office-365-trust-center-welcome, bzw. https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement einsehen. INi IT setzt für die Fernwartung die Software TeamViewer ein. Im Zuge einer mittels Teamviewer durchgeführten Supportsitzung kann Teamviewer personenbezogene Daten von Ihnen erhalten. Nähere Informationen zum Datenschutz bei Teamviewer finden Sie unter https://www.teamviewer.com/de /datenschutzerklaerung. Falls ein anderes als der genannten Systeme bei der (online)Bearbeitung von Support-Anfragen zum Einsatz kommt, erfolgt dies auf Wunsch des Kunden – in diesem Fall wenden sie sich bitte bei Fragen zum Datenschutz des verwendeten Systems an den Projektverantwortlichen in Ihrem Unternehmen.

7          Speicherfristen für personenbezogene Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder der Zweck der Verarbeitung nicht länger besteht. In manchen Fällen ist INi IT gesetzlich dazu verpflichtet, Daten für einen bestimmten Zeitraum zu speichern. Sobald dieser Zeitraum abgelaufen ist, löscht INi IT die Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzverpflichtungen.

7.1      Cookies

Bitte klicken Sie hier https://www.ini-it.at/cookie_policy.html, um zu weiteren Informationen über unsere Cookie-Richtlinie zu gelangen.

7.2      Kontaktangaben

INi IT ist gesetzlich dazu verpflichtet, Projektdokumente (Verträge, Rechnungen, Projekt-Korrespondenz, Support-Anfragen von Kunden) für einen Zeitraum von mindestens 7 Jahren zu speichern. Im Hinblick auf die personenbezogenen Daten, die durch Kontaktanfragen bereitgestellt werden, speichert INi IT solche Anfragen für 1 Jahr nach abschließender Beantwortung der Anfrage und löscht diese Daten danach, sofern es durch die Kontaktanfrage zu keinem Vertragsabschluss kam.

INi IT bietet Support für die von Ihr erstellte Software auch nach Beendigung eines expliziten Wartungsvertrags an. Aufgrund der Natur der Nutzung der von INi IT erstellten Software (für einen einzelnen Kunden erstellte Spezialsoftware kann bis zu mehr als 20 Jahre im Einsatz sein) speichert INi IT Kontaktangaben und personenbezogene Daten über Ansprechpartner und Nutzer der durch INi IT supporteten Software-Lösungen beim Kunden, die im Zuge der Durchführung eines Verarbeitungsauftrags erhoben wurden, auch nach der Beendigung des Verarbeitungsauftrags für die Dauer von 10 Jahren nach der letzten Kontaktaufnahme durch den Kunden, bevor diese gelöscht werden.

7.3      Ein Ticket übermitteln

Personenbezogene Daten, die in Verbindung mit einem Ticket übermitteln werden, werden so lange gespeichert, wie das Vertragsverhältnis mit dem Kunden besteht. Sie werden nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, jedoch frühestens nach dem Ablauf der gesetzlichen Frist von 7 Jahren gelöscht.

7.4      Anforderung eines Angebots

Personenbezogene Daten, die in Verbindung mit der Anforderung eines Angebots übermittelt werden und nicht durch ein bereits bestehendes Vertragsverhältnis in der INi IT bekannt sind, speichert INi IT für einen Zeitraum von einem Jahr nach Ablauf der Gültigkeit des Angebots, falls daraus kein abgeschlossener Vertrag erwachsen ist. Falls die Angebotsanforderung zum Abschluss eines Vertrags geführt hat, lesen Sie sich zu den Speicherfristen bitte Abschnitt 7.2 durch.

7.5      Newsletter

Personenbezogene Daten, die in Verbindung mit einem Abonnement unseres Newsletters übermittelt werden, werden so lange gespeichert, wie das Abonnement gültig ist. Sobald Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden Ihre personenbezogenen Daten komplett gelöscht.

8          Gesetzliche / vertragliche Erfordernis

Sie können sich dafür entscheiden, Ihre personenbezogenen Daten nicht bzw. unvollständige personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings sollten Sie sich bewusst sein, dass Sie dann u.U. nicht alle Funktionalitäten unserer Website nutzen können; dort, wo wir Ihre Einwilligung erfragen und Sie sich dafür entscheiden, diese nicht zu erteilen, können wir Ihnen die angeforderte Information oder Dienstleistung dann u.U. nicht bereitstellen.

9          Automatische Entscheidungsfindung und Profiling

INi IT verwendet Ihre personenbezogenen Daten nicht zur automatischen Entscheidungsfindung oder Profiling.

10     Ihre Rechte

Sie können sich entweder schriftlich oder per E-Mail an uns wenden (siehe Abschnitt 11), um Ihre folgenden Rechte im gesetzlichen Umfang auszuüben:

-          Sie können Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten, um diese Daten zu überprüfen;

-          Sie können eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anfordern;

-          Sie können fordern, dass wir Ihre personenbezogenen Daten vervollständigen, berichtigen oder löschen; oder die Erhebung, Verarbeitung, Verwendung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten unterlassen oder einschränken; das Recht auf Berichtigung umfasst auch das Recht, dass unvollständige personenbezogene Daten vervollständigt werden, einschließlich durch Bereitstellung einer ergänzenden Erklärung;

-          Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen;

-          Sie können verlangen, dass Sie Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und – wenn Sie die entsprechenden Rechte am geistigen Eigentum oder andere erforderliche Rechte erworben haben – diese Daten einem anderen Verantwortlichen übermitteln lassen, sofern die Verarbeitung auf Ihrer entsprechenden Einwilligung beruht oder zur Erfüllung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen erforderlich ist.

Sie haben das Recht, eine Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde mit Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu richten. Um eine Beschwerde einzureichen, kontaktieren Sie bitte die für Ihren Staat bzw. Ihren Wohnort zuständige Aufsichtsbehörde oder wenden sich an: “Österreichische Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien, Österreich”.

11     Kontaktaufnahme bei Fragen oder Forderungen zum Datenschutz

Wenn Sie Fragen bzgl. des Schutzes haben oder eines der Ihnen zustehenden Rechte einfordern möchten, wenden Sie sich bitte zur Sicherstellung der rechtskonformen Bearbeitung schriftlich mit einem der nachfolgenden Kommunikationskanäle an uns:

Schriftlich per Post:

Schriftlich per E-Mail:

INi IT GmbH
z.H. Datenschutzverantwortlicher
Griesgasse 10
9020 Klagenfurt

mailto: datenschutz@ini-it.at

unter Anführung des Betreffs „Datenschutzanfrage“