INi IT GmbH - Datenschutzerklärung
1 Motivation
2 Verantwortlicher
bzw. Provider
4.1 Nutzung der INi IT-Website
4.2 Datenerhebung bei Kontaktaufnahme
4.3 Nutzung des Online Support
Systems / Übermittlung und Bearbeitung von Tickets
4.4 Anforderung eines Angebots
4.7 Nutzung des Online Support
Systems / Übermittlung und Bearbeitung von Tickets
4.8 Anforderung eines Angebots
6 Speicherfristen für
personenbezogene Daten
6.4 Anforderung eines Angebots
7 Gesetzliche / vertragliche
Erfordernis
8 Automatische Entscheidungsfindung
und Profiling
10 Kontaktaufnahme bei Fragen oder Forderungen zum Datenschutz
Wir,
die INi IT GmbH, nehmen den
Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Die folgende Richtlinie bietet einen Überblick darüber, wie wir
diesen Schutz sicherstellen und welche Arten von Daten für welchen Zweck
verarbeitet werden. Personenbezogene Daten bedeutet jede Information mit Bezug
zu einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person, wie z.B.
Ihr Name, Ihre Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten. Über diese
Website-Datenschutzrichtlinien hinaus lesen Sie sich bitte unsere
Produkt-Datenschutzrichtlinien durch; dort finden Sie detaillierte
Informationen bezüglich Ihrer Nutzung der diversen Produkte.
Diese Richtlinie
enthält Links zu Websites und Informationen, die außerhalb der direkten
Kontrolle von INi IT liegen. Diese Links können sich daher ändern, und INi IT
wird diese Richtlinie regelmäßig aktualisieren, um derartigen Veränderungen
Rechnung zu tragen.
INi IT
GmbH (“INi IT”), Griesgasse
10, 9020 Klagenfurt, office@ini-it.at, betreibt diese
Website. Gemäß Artikel 4 Absatz 7 der Datenschutz-Grundverordnung (“DSGVO“) ist
INi IT der Verantwortliche für
Ihre personenbezogenen Daten.
INi IT ist nicht
verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. INi IT hat Herrn Liebenberger
als Datenschutzverantwortlichen benannt, erreichbar mittels den in Abschnitt 11 angegebenen Kommunikationswegen.
INi IT erhebt und
verarbeitet verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, je nach Service,
den Sie nutzen. Der nachstehende Absatz umreißt die Datenkategorien der je nach
Servicekategorie verarbeiteten Daten.
Wenn Sie die INi
IT-Website besuchen, um sich zu informieren, d.h. wenn Sie nicht in einen INi
IT-Account eingeloggt sind bzw. sich für irgendeinen Service oder eine Funktion
registriert haben, erheben wir die folgenden personenbezogenen Daten, die von
Ihrem Server übertragen werden:
·
IP-Adresse
·
Datum
und Uhrzeit der Anfrage
·
Zeitzonendifferenz
bezogen auf Greenwich Mean Time (GMT)
·
Inhalt
der Anfrage (spezifische Website)
·
Zugangsstatus/HTTP
Status-Code
·
Menge
der bei jedem Besuch übertragenen Daten
·
Website,
von der die Anfrage kommt
·
Browser
·
Betriebssystem
und seine Schnittstelle
·
Sprache
und Version der Browser-Software
·
Herkunftsland
des Besuchers
Wenn Sie unsere
Website besuchen, werden zusätzlich Cookies auf Ihrem Computer gespeichert.
Cookies sind kleine Text-Dateien, die auf Ihrer Festplatte gespeichert werden
und in Verbindung mit dem Browser stehen, den Sie benutzen und durch die
spezifische Informationen an INi IT fließen. Cookies können keine Programme
starten und auch keine Viren an Ihren Computer übertragen. Sie dienen lediglich
dazu, den Internet-Service benutzerfreundlicher und effektiver zu gestalten.
Diese Website nutzt verschiedene Arten von Cookies gemäß unserer
Cookies-Richtlinie https://www.ini-it.at/cookie_policy.html
.
Vorname,
Familienname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Land, Unternehmen, Betreff und
Beschreibung: Wenn Sie
uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, erhebt INi IT Ihren Vornamen,
Familiennamen, E-Mail-Adresse, Land, Betreff und Beschreibung; wenn Sie uns
Ihre Telefonnummer, Unternehmensangaben und weitere
Informationen angeben, werden wir auch diese Informationen erheben und sie dazu
verwenden, um Sie zu kontaktieren und Ihre Anfrage zu bearbeiten. Wo immer wir
Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erheben, können
Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte
kontaktieren Sie uns hierfür wie im Abschnitt 11 angegeben.
Für die Bearbeitung
von Supportanfragen im Rahmen von vertraglich vereinbarten Dienstleistungen
verwenden wir ein Online Support System, auf welches Sie über unsere
Web-Applikation zugreifen. Ein Zugriff kann nur nach direkter Anforderung durch
Sie selbst oder ihr Unternehmen erfolgen. Um Sie in unserem Support System
authentifizieren, identifizieren und autorisieren zu können, erstellen wir für
Sie ein Benutzerkonto und verarbeiten hierbei ihren Vor- und Nachnamen, ihre E-Mail Adresse und die berufliche
Telefonnummer.
Wenn Sie ein Ticket
zu Ihrem Produkt oder Projekt übermitteln, verknüpfen wir die von Ihnen
übermittelte Information mit Ihre Benutzerkontodaten. Sollten diese von Ihnen übermittelten Daten
personenbezogene Daten enthalten, bzw. hängen Sie Anhänge an Ihre Anfrage, wird INi IT auch die darin enthaltenen
Informationen erheben und sie dazu verwenden, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.
Wo immer wir Ihre
zusätzlichen personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erheben,
können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Bitte kontaktieren Sie hierfür wie im Abschnitt 11 angegeben.
Name, Adresse, E-Mail-Adresse,
Unternehmensangaben: Wenn Sie ein
Angebot für eines unserer Produkte anfordern, erhebt INi IT Ihren Namen,
Adresse und E-Mail-Adresse, Ihre Unternehmensangaben und die Produktanfrage;
wenn Sie uns zusätzliche Informationen angeben wie z.B. Ihre Telefonnummer und Länderangabe, werden wir auch solche Informationen erheben und sie
dazu verwenden, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Wo immer wir Ihre
personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erheben, können Sie
Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte kontaktieren Sie hierfür wie im
Abschnitt 11 angegeben.
E-Mail-Adresse: Wenn Sie sich für unseren Newsletter
registrieren, erhebt INi IT Ihre E-Mail-Adresse durch Einholung Ihrer
Einwilligung. Bitte beachten Sie, dass INi IT die so genannte
Double-Opt-in-Methode verwendet, bei der Sie eine Bestätigungs-E-Mail erhalten,
nachdem Sie uns Ihre E-Mail-Adresse gegeben haben, um unseren Newsletter zu
abonnieren. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse nicht innerhalb von 24 Stunden
bestätigen, wird INi IT Ihre Newsletter-Bestellung löschen. Sie können Ihre
Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer E-Mail-Adresse für den Erhalt des
Newsletters jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte
kontaktieren Sie hierfür wie im Abschnitt 11 angegeben.
In dem Maße, indem
INi IT verpflichtet ist, jegliche personenbezogenen Daten von Ihnen zu
verarbeiten, um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, verarbeiten wir Ihre
personenbezogenen Daten auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 c) der
Datenschutz-Grundverordnung (“DSGVO“).
Wenn Sie
irgendeinen Bereich der INi IT-Website besuchen, möchten wir sicherstellen,
dass Sie dort nutzerfreundlich unterwegs sind, insbesondere, dass Sie keine
technischen Störungen und Funktionsfehler erleben. Um unsere Beziehung zu Ihnen
oder Ihrem Unternehmen zu verwalten, erheben wir im Bedarfsfall die folgenden
Daten, um unsere Geschäftszwecke zu erfüllen, wie z.B.
-
um die
Leistung unserer Websites nachzuvollziehen, die Informationen über INi
IT-Produkte, Geschäfts- oder Support-Informationen enthalten;
-
um mit
Ihnen über unsere Produkte und Dienstleistungen zu kommunizieren;
-
um
unsere Marken, Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln und zu verwalten;
-
um
unsere Bedürfnisse in Sachen Geschäftsverbesserung zu erfüllen;
-
um
Marketingaktivitäten zu entwickeln und durchzuführen.
Die rechtliche
Grundlage zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten, wie unter C. 1.
dargestellt, ist eine Nutzervereinbarung über die Nutzung unserer Website, d.h.
Artikel 6 Absatz 1 b) der DSGVO.
Wenn Sie ein Ticket
übermitteln, das eines unserer Produkte betrifft, verarbeiten wir Ihre
personenbezogenen Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Wir nutzen diese
Funktion zur Erfüllung unseres Geschäftszwecks der Authentifizierung unserer
Produktnutzer und Bereitstellung von Servicelösungen für unsere Kunden. Die
rechtliche Grundlage für eine derartige Verarbeitung ist ein
Dienstleistungsvertrag und unsere vertragliche Verpflichtung zur Erfüllung
unseres Vertrages, um Ihnen unsere Waren und Dienstleistungen zur Verfügung zu
stellen, d.h. Artikel 6 Absatz 1 b) der DSGVO.
Wenn Sie ein
Angebot für unser Produkt anfordern, benötigt INi IT Ihre personenbezogenen
Daten, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können. Solcherart erhobene
Informationen helfen uns dabei,
-
Produkte
und Dienstleistungen zu entwickeln und Ihnen mitzuteilen, was wir dafür
berechnen;
-
Ihre
Einwilligung einzuholen, wenn wir sie benötigen, um Sie zu kontaktieren; und
-
effizient
zu sein, wenn es darum geht, wie wir unsere gesetzlichen und vertraglichen
Pflichten erfüllen.
Die rechtliche
Grundlage zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre Anfrage,
bevor ein Vertrag zustande kommt, d.h. Artikel 6 Absatz 1 b) der DSGVO.
Wenn Sie sich für
unseren Newsletter registrieren, braucht INi IT Ihre personenbezogenen Daten,
um Ihnen den Newsletter zuzusenden. Newsletter helfen uns dabei, unsere
geschäftlichen Zwecke zu erfüllen, wie z.B.
-
um
unsere Beziehung zu Ihnen oder Ihrem Unternehmen zu verwalten; und
-
um
Marketingaktivitäten zu entwickeln und durchzuführen.
Die rechtliche
Grundlage für den Versand des Newsletters an Sie ist Ihre Einwilligung gemäß
Artikel 6 Absatz 1 a) der DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft
widerrufen können.
INi IT besitzt technische
und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von personenbezogenen
Daten gegen unautorisierte Offenlegung und um sicherzustellen, dass nur
berechtigte Personen, die im Rahmen ihrer Stellenbeschreibung agieren und ein
Wissensanrecht (“need-to-know”) auf Zugang zu personenbezogenen Daten haben,
tatsächlich Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. INi IT kann Ihre
personenbezogenen Daten an Dritte übermitteln, wenn wir die
Vertragsvereinbarungen in Zusammenarbeit mit einem Dritten anbieten. In diesem
Fall werden Sie, respektive der Projektverantwortliche in Ihrem Unternehmen im
Rahmen der Vertragsvereinbarung spezifisch über die Übermittlung an die Dritten
informiert, bevor Ihre Daten weitergeleitet werden.
Wir teilen keine
personenbezogenen Daten mit Behörden oder Gerichten, es sei denn, wir sind
aufgrund anwendbarer Gesetze, einer gerichtlichen Anordnung oder einer
rechtlich verbindlichen gerichtlichen Verfügung hierzu verpflichtet.
Mitarbeiter von INi IT, die die Produkte und Services von INi IT warten und
weiterentwickeln, erhalten Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten.
Wenn Sie
unser Online Support System nutzen,
uns per E-Mail kontaktieren, wenn Sie ein Angebot anfordern
oder wenn Sie unseren Newsletter abonnieren,
erhalten Mitarbeiter von INi IT, die für den entsprechenden Service
verantwortlich sind, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten.
INi IT verwendet externe
Drittanbieter für die Wartung und das Hosting ihrer IT-Systeme. INi IT hat
solche externen Dienstleister sorgfältig ausgewählt. Außerdem erhalten
Mitarbeiter von solchen Drittanbietern Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten
nur im Rahmen ihrer Positionsbeschreibung und sind an die Anweisungen von INi
IT über die Datenverarbeitung gebunden. INi IT verwendet zur Speicherung ihrer
Korrespondenzdaten und zur Verwaltung von Projekt- und Geschäftsdokumenten das
von der Microsoft GmbH angebotene Service Office365. Für die Durchführung von
Supportsitzungen und Telefonkonferenzen setzen wir nach Zustimmung aller
Teilnehmer die Software Skype ein. Die hierbei von Microsoft angebotenen
Schutzmaßnahmen für beide Services können Sie unter https://products.office.com/de-at/business/office-365-trust-center-welcome,
bzw. https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
einsehen. INi IT setzt für die Fernwartung die Software TeamViewer ein. Im Zuge
einer mittels Teamviewer durchgeführten Supportsitzung kann Teamviewer
personenbezogene Daten von Ihnen erhalten. Nähere Informationen zum Datenschutz
bei Teamviewer finden Sie unter https://www.teamviewer.com/de
/datenschutzerklaerung. Falls ein anderes als der genannten Systeme bei der
(online)Bearbeitung von Support-Anfragen zum Einsatz kommt, erfolgt dies auf
Wunsch des Kunden – in diesem Fall wenden sie sich bitte bei Fragen zum
Datenschutz des verwendeten Systems an den Projektverantwortlichen in Ihrem
Unternehmen.
Ihre
personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald Sie Ihre Einwilligung
widerrufen oder der Zweck der Verarbeitung nicht länger besteht. In manchen
Fällen ist INi IT gesetzlich dazu verpflichtet, Daten für einen bestimmten
Zeitraum zu speichern. Sobald dieser Zeitraum abgelaufen ist, löscht INi IT die
Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzverpflichtungen.
Bitte klicken Sie hier
https://www.ini-it.at/cookie_policy.html, um zu weiteren Informationen über unsere
Cookie-Richtlinie zu gelangen.
INi IT ist
gesetzlich dazu verpflichtet, Projektdokumente (Verträge, Rechnungen,
Projekt-Korrespondenz, Support-Anfragen von Kunden) für einen Zeitraum von
mindestens 7 Jahren zu speichern. Im Hinblick auf die personenbezogenen Daten,
die durch Kontaktanfragen bereitgestellt werden, speichert INi IT solche
Anfragen für 1 Jahr nach abschließender Beantwortung der Anfrage und löscht
diese Daten danach, sofern es durch die Kontaktanfrage zu keinem
Vertragsabschluss kam.
INi IT bietet
Support für die von Ihr erstellte Software auch nach Beendigung eines
expliziten Wartungsvertrags an. Aufgrund der Natur der Nutzung der von INi IT
erstellten Software (für einen einzelnen Kunden erstellte Spezialsoftware kann
bis zu mehr als 20 Jahre im Einsatz sein) speichert INi IT Kontaktangaben und
personenbezogene Daten über Ansprechpartner und Nutzer der durch INi IT
supporteten Software-Lösungen beim Kunden, die im Zuge der Durchführung eines
Verarbeitungsauftrags erhoben wurden, auch nach der Beendigung des
Verarbeitungsauftrags für die Dauer von 10 Jahren nach der letzten
Kontaktaufnahme durch den Kunden, bevor diese gelöscht werden.
Personenbezogene
Daten, die in Verbindung mit einem Ticket übermitteln werden, werden so lange
gespeichert, wie das Vertragsverhältnis mit dem Kunden besteht. Sie werden nach
Beendigung des Vertragsverhältnisses, jedoch frühestens nach dem Ablauf der
gesetzlichen Frist von 7 Jahren gelöscht.
Personenbezogene
Daten, die in Verbindung mit der Anforderung eines Angebots übermittelt werden
und nicht durch ein bereits bestehendes Vertragsverhältnis in der INi IT
bekannt sind, speichert INi IT für einen Zeitraum von einem Jahr nach Ablauf
der Gültigkeit des Angebots, falls daraus kein abgeschlossener Vertrag
erwachsen ist. Falls die Angebotsanforderung zum Abschluss eines Vertrags
geführt hat, lesen Sie sich zu den Speicherfristen bitte Abschnitt 7.2 durch.
Personenbezogene
Daten, die in Verbindung mit einem Abonnement unseres Newsletters übermittelt
werden, werden so lange gespeichert, wie das Abonnement gültig ist. Sobald Sie
Ihre Einwilligung widerrufen, werden Ihre personenbezogenen Daten komplett
gelöscht.
Sie können sich
dafür entscheiden, Ihre personenbezogenen Daten nicht bzw. unvollständige
personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings sollten Sie sich bewusst
sein, dass Sie dann u.U. nicht alle Funktionalitäten unserer Website nutzen
können; dort, wo wir Ihre Einwilligung erfragen und Sie sich dafür entscheiden,
diese nicht zu erteilen, können wir Ihnen die angeforderte Information oder
Dienstleistung dann u.U. nicht bereitstellen.
INi IT verwendet
Ihre personenbezogenen Daten nicht zur automatischen Entscheidungsfindung oder
Profiling.
Sie können sich
entweder schriftlich oder per E-Mail an uns wenden (siehe Abschnitt 11), um Ihre folgenden Rechte im gesetzlichen
Umfang auszuüben:
-
Sie
können Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten, um diese Daten zu
überprüfen;
-
Sie können
eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anfordern;
-
Sie
können fordern, dass wir Ihre personenbezogenen Daten vervollständigen,
berichtigen oder löschen; oder die Erhebung, Verarbeitung, Verwendung oder
Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten unterlassen oder einschränken; das
Recht auf Berichtigung umfasst auch das Recht, dass unvollständige
personenbezogene Daten vervollständigt werden, einschließlich durch
Bereitstellung einer ergänzenden Erklärung;
-
Sie
können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen;
-
Sie
können verlangen, dass Sie Ihre personenbezogenen Daten in einem
strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und – wenn Sie
die entsprechenden Rechte am geistigen Eigentum oder andere erforderliche
Rechte erworben haben – diese Daten einem anderen Verantwortlichen übermitteln
lassen, sofern die Verarbeitung auf Ihrer entsprechenden Einwilligung beruht
oder zur Erfüllung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen oder zur Durchführung
vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen erforderlich ist.
Sie haben das
Recht, eine Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde mit Bezug auf die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten zu richten. Um eine Beschwerde einzureichen,
kontaktieren Sie bitte die für Ihren Staat bzw. Ihren Wohnort zuständige
Aufsichtsbehörde oder wenden sich an: “Österreichische Datenschutzbehörde,
Wickenburggasse 8, 1080 Wien,
Österreich”.
Wenn Sie Fragen bzgl.
des Schutzes haben oder eines der Ihnen zustehenden Rechte einfordern möchten,
wenden Sie sich bitte zur Sicherstellung der rechtskonformen Bearbeitung schriftlich
mit einem der nachfolgenden Kommunikationskanäle an uns:
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Schriftlich
per E-Mail: |
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mailto: datenschutz@ini-it.at unter Anführung des Betreffs „Datenschutzanfrage“ |