Die zu einem Thema relevanten Informationen sind in einer einzigen Eingabemaske – dem KVP Detailformular – ersichtlich. In den nachfolgenden Abschnitten werden die einzelnen Registerkarten des Detailformulars und die darin enthaltenen Informationen beschrieben.
In der Registerkarte "Allgemein" befinden sich organisatorische Informationen zum entsprechenden KVP-Thema. Das Thema wird einem Standort (Werk), Bereich (Areal) und einer Kostenstelle zugeordnet und der Typ des Themas festgelegt. Optional kann auch die betroffene Ressource (xxx siehe Kapitel "Ressourcen / Assets") angegeben werden.
Des Weiteren sind alle beteiligten Personen ersichtlich und die Termine der einzelnen Phasen, sowie das Datum der Meldung des Themas. Falls das Thema aus einem anderen Thema hervorging (Folge-KVP), ist hier auch das Quell-Thema ersichtlich. Über die Lupe kann man das Quell-Thema in einem separaten Fenster anzeigen.
Jedes KVP-Thema erhält eine eindeutige Nummer mit entsprechendem Präfix für den Typ des Themas (P133) und muss einen Betreff erhalten, mit dem es in Listenansichten dargestellt wird.
Auslöser, Verursacher (und Details zum Verursacher), sowie Kategorie und Unterkategorie sind frei definierbar und dienen in späteren Auswertungen als Gruppierungsoptionen.
Optional kann ein generell geplanter Start- und Endtermin angegeben, sowie eine Störungsdauer abgeschätzt werden, falls das Thema eine operative Ressource (Betriebsanlage) betrifft. Einzelne Themen können aus Auswertungen ausgeschlossen werden und bei Meldung als bereits erledigt gekennzeichnet werden.
Für potentielle Prämien oder Würdigungen im Zuge des KVPs können einzelne Themen oder Vorschläge als "Highlight" gekennzeichnet werden – um diese zum Beispiel in internen Zeitschriften oder bei Meetings explizit hervorheben zu können.
Betrifft ein Vorschlag oder ein KVP-Thema explizit ein Kundenprodukt, so können die Erzeugnisse in einer bis zu 4 Ebenen tiefen Produkthierarchie importiert und zugeordnet werden.
Die Registerkarte "Lösung" beinhaltet sämtliche Hinter-grundinformationen zum KVP-Thema. Als erstes wird der (suboptimale) Ist-Zustand beschrieben und ein Ziel festgelegt. Diese Beschreibung kann (wie die meisten anderen Beschreibungstexte) mit zusätzlich angehängten Dokumenten (Office-Dokumente, ACAD-Zeichnungen, etc.), sowie Bildern verdeutlicht werden.
Des Weiteren ist hier der Lösungsvorschlag, eine Aufwandsbeschreibung, sowie nach Umsetzung der verbesserte Zustand beschrieben und bei Prüfung kann zusätzlich ein Ergebnis protokolliert werden.
Bereits während der Meldung – spätestens bei der Planung – sollte ein Nutzen und die zu erwartenden Kosten abgeschätzt und bekanntgegeben werden.
Die Kosten-Nutzen-Analyse bietet eine nachvollziehbare und protokollierte Rechtfertigung für die Umsetzung eines Vorschlags – insbesondere, wenn die geschätzten Kosten einen kritischen Schwellwert überschreiten. Hierbei wird zwischen sogenannten Hard-Facts (Kosteneinsparungsfaktoren) und Soft-Facts (zusätzliche Nutzenfaktoren) unterschieden. Während Hard-Facts exakt monetär ermittelbar sind (eingesparte Lagerfläche, verkürzte Rüstungszeiten,…), können Soft-Facts nur gemäß einem gemeinsamen Verständnis in der Organisation monetär bewertet werden (Reduzierung des Unfallrisikos, Verbesserung der Arbeitsplatzhygiene, Steigerung der Mitarbeitermotivation,…).
Letztlich werden alle Verbes-serungspotentiale monetär bewertet und als Zielvorgabe festgelegt. Ein Ziel könnte eine Verkürzung der Produktions-nebenzeiten um 30% pro produziertes Produkt und einer Einsparung von Reklamations-kosten um 1000€ pro produziertem Produkt sein. Wird bei einer späteren Prüfung festgestellt, dass die Nebenzeiten jedoch nur von 15 auf 14 Minuten reduziert werden konnten und die durchschnittlichen Reklamationskosten lediglich auf 700€ gesenkt werden konnten, resultiert dies in einer Zielerreichung von 28,38%. Bei einer erwarteten Produktion von 1500 Stück / Jahr und ermittelten Kosten für die Umsetzung des Vorschlags, ergibt dies einen jährlichen tatsächlichen Nutzen von 2.200€ anstelle der ursprünglich abgeschätzten 7.750€.
Optional kann das WCM-System, basierend auf diesen Informationen und einer zuvor definierten Formel, automatisch einen Prämienvorschlag ermitteln.
Die zur Verfügung stehenden Kostenreduktionsfaktoren, sowie die zusätzlichen Nutzenfaktoren sind im WCM-System nicht fest verdrahtet, sondern können beliebig geändert oder erweitert werden.
Für die Umsetzung eines KVP-Themas wird im WCM-System immer ein verantwortlicher "Umsetzer" nominiert. Dies bedeutet jedoch nicht, dass dieser Benutzer sämtliche operative Tätigkeiten durchführt. Vielmehr kann ein Team von Mitarbeitern für die Bearbeitung eines Vorschlags oder KVP-Themas festgelegt werden. Die Teammitglieder haben die Möglichkeit ihre Tätigkeiten im System einzutragen.
Optional kann das WCM-System die zuvor automatisch ermittelte oder manuell festgelegte Prämie auf die Team-Mitglieder aufteilen. Eine gemeinschaftliche Prämierung von "Abteilungen" oder "Kostenstellen" ist ebenfalls möglich, wie auch eine Mehrfachprämierung, zum Beispiel bei Meldung eines Vorschlags oder einer sehr guten Zielerreichung. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen kein Prämierungskonzept vorsehen, können natürlich sämtliche mit der Prämierung in Zusammenhang stehende Informationen ausgeblendet werden.
Alle an einem KVP-Thema beteiligten Personen haben die Möglichkeit ihre Aktivitäten im WCM-System mit benötigter Arbeitszeit und verwendeten Materialien zu protokollieren.
Diese Informationen werden automatisch in die Kosten-Nutzen-Analyse übernommen und stellen die Basisdaten für etwaige Kosten- und Nutzenauswertungen (z.B. Excel-Pivot) dar. Hierbei können für einzelne Mitarbeiter explizite Kostensätze festgelegt werden, mit denen der Zeitaufwand bewertet wird. Alternativ können auch parametrisiert einzelne Benutzergruppen mit Standardkostensätzen bewertet werden.
Verwendetes Material kann im einfachsten Fall manuell textuell angegeben und mit einem Kostensatz versehen werden. Alternativ kann auch eine im KVP-Modul enthaltene Ersatzteil-Verwaltung zum Einsatz kommen. In diesem Fall besteht die Möglichkeit nach Ersatzteilen in unterschiedlichen Ersatzteillägern zu suchen.