Jedes einzelne KVP-Thema (oder jeder Vorschlag) durchläuft im WCM System je nach Typ einen durch Sie konfigurierbaren Lebenszyklus, der sich im Wesentlichen aus den bekannten 4 Phasen Plan, Do, Check und Act zusammensetzt. Das KVP Modul unterstützt bei der Kommunikation und Koordination der für die Bearbeitung eines Vorschlags notwendigen Aktivitäten und geht dabei davon aus, dass hierbei mehrere Personen miteinander kooperieren, die unterschiedliche Rollen einnehmen. Die Rolle eines Mitarbeiters bei einem bestimmten KVP-Thema entscheidet dessen Verantwortlichkeiten und Befugnisse. Zur Verfügung stehende Rollen sind …

• der Ersteller, der den Vorschlag oder das Thema im System meldet,
• der Koordinator, der die Planung, Durchführung und Prüfung eines Vorschlags bei Kollegen beauftragt,
• der Planer, der die zur Umsetzung notwendigen Maßnahmen ermittelt und verteilt,
• der Umsetzer, der die operativen Tätigkeiten durchführt und so den Vorschlag umsetzt oder für die Umsetzung verantwortlich zeichnet, falls die tatsächlichen Arbeiten auf mehrere Personen (z.B. in einem Team) aufgeteilt werden sollen,
• der Prüfer, der die Umsetzung prüft, die Zielerreichung feststellt und ggf. die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen langfristig sicherstellt, sowie
• der Manager, der nur im Eskalationsfall in den Prozess eingreift und bei Wunsch über verschiedene Ereignisse benachrichtigt wird, oder etwaige Investitionsfreigaben erteilt.

Im Laufe der Bearbeitung eines Vorschlags kann somit die Zuständigkeit mehrmals zwischen verschiedenen Personen wechseln. Das WCM System stellt (im komplexesten Fall) sicher, dass in den einzelnen Phase die Übergabe der Zuständigkeit korrekt und protokolliert verläuft und ermöglicht es jeder am Prozess teilnehmenden Person, einen Auftrag anzunehmen und zurückzumelden, sowie bei Bedarf einen Auftrag zurückzuweisen.

In Organisationen, bei denen eine protokollierte Übergabe nicht notwendig ist, bzw. mehrere Rollen in Personalunion abgebildet werden, besteht die Möglichkeit, den in der nachfolgenden Abbildung dargestellten Lebenszyklus beliebig abzukürzen. Im Extremfall direkt von der Meldung eines Vorschlags zum Abschluss. Auch in diesem Fall stellt das WCM System sicher, dass die vorher vereinbarten verpflichtenden Informationen im System bekannt sind, bevor ein KVP-Thema endgültig abgeschlossen werden kann.

Die kleinen Kreise am Umfang des PDCA-Kreises beschreiben den Zustand der Abarbeitung eines KVP-Themas. Die Pfeile zwischen den Status geben die möglichen Aktionen / Statusänderungen an. In jeder einzelnen Phase gibt es eine Beauftragung zur Durchführung der nächsten Tätigkeit, die Möglichkeit deren Annahme oder Ablehnung und eine Rückmeldung nach erfolgter Arbeit.

Zum Leben erweckt wird ein KVP-Thema durch dessen Meldung oder durch Erstellung eines Folge-Themas aus einem vorherigen Thema. Hierbei hat der Benutzer die Möglichkeit, unvollständige, bereits in das System eingetragene Informationen als "Entwurf" zwischen zu speichern, und den Prozess erst zu einem späteren Zeitpunkt durch die "Meldung" anzustoßen.

Zwischen Planung (Plan) und Umsetzung (Do) kann eine Investitionsfreigabe erforderlich sein, wenn die geschätzten Kosten den (je Benutzer explizit definierbaren) Investitionsrahmen überschreiten.

Nach erfolgter Planung, Umsetzung und Prüfung der Maßnahmen widmet das WCM System der "Act" Phase besondere Aufmerksamkeit. Während vergleichbare Systeme nach einmaliger Prüfung einer Umsetzung das Thema als erledigt betrachten, besteht hier die Möglichkeit einen Vorschlag nach einer frei definierbaren Wartezeit mehrmals einer Wirksamkeitsprüfung zu unterziehen. Diese Vorgehensweise vermeidet unrealistische Berichte bezüglich durch den KVP erzielter Einsparungen in den Folgejahren und liefert damit die Basis für eine realitätsnahe Erfolgsbeurteilung.

Bei jedem KVP-Thema oder Vorschlag werden drei mögliche Abschluss-Status unterschieden:

1. abgelehnt bedeutet, dass bereits in der Planungsphase erkannt wurde, dass weitere Maßnahmen nicht zielführend sind,
2. abgebrochen bedeutet, dass während der Umsetzungs- oder Prüfungsphase erkannt wurde, dass weitere Maßnahmen nicht zielführend sind, und
3. abgeschlossen bedeutet, dass ein Thema vollständig und erfolgreich behandelt wurde.

Jedes geprüfte und abgeschlossene Thema lässt sich in ein Folgethema überführen. So bleiben die Zyklen einzelner Themen gemäß den Zielsetzungen des KAIZEN (mehrere kleine Maßnahmen anstatt eines großen niemals durchgeführten Projekts) klein.

Bei Bedarf können in diesen Lebenszyklus zusätzliche Schleifen eingebaut werden, wie dies zum Beispiel bei einer erneuten Beauftragung zur Umsetzung der Fall ist, falls bei der Prüfung festgestellt wird, dass es bzgl. der Umsetzung Verbesserungspotential gibt.

Ereignisprotokoll

Jeder Wechsel von einem Status in den nächsten wird protokolliert und kann in der Applikation angezeigt werden. Somit ist der bisherige Verlauf der Bearbeitung eines KVP-Themas jederzeit ersichtlich. Bei jedem Statuswechsel (insbesondere bei negativen Rückmeldungen) hat der Benutzer die Möglichkeit einen Hinweis für die zuständige Person anzugeben, welcher ebenfalls protokolliert wird sowie in etwaigen automatischen Benachrichtigungen enthalten ist.

KVP – Kategorien und automatische Zuweisung von Koordinatoren

Der zuvor beschriebene Lebenszyklus stellt einen vollständigen Prozess dar, der bei Bedarf für unterschiedliche Typen von KVP-Themen vom Kunden selbst modifiziert werden kann. Ebenso variabel kann eine automatische Zuordnung von Koordinatoren für neue KVP-Themen gestaltet werden. Das WCM System sucht auf mehreren Ebenen nach der bestmöglichen Person, welche die Koordination der Maßnahmen bzgl. eines Themas übernehmen soll. Dieses Regelwerk bezieht den Standort, den Bereich und die Kostenstelle ein, für die ein Thema gemeldet wurde.

Außerdem können Themen aus verschiedenen frei definierbaren Auslösern (Qualitätsmeetings, JourFix, KVP-Initiativen,…) hervorgehen, sowie unterschiedlichen Kategorien zugeordnet werden. Bei all diesen Merkmalen kann ein passender KVP-Koordinator im WCM System hinterlegt werden, der dann nach bestimmten Prioritäten vom WCM System für die Koordination ausgewählt wird.